Come scegliere il gestionale per la tua tipografia
Come scegliere il gestionale per la tua tipografia? Parti da quattro criteri. Copre tutto il flusso dal preventivo alla fattura. Calcola le tue tecnologie di stampa. Lo usi da qualsiasi dispositivo. Il prezzo è pubblico. Il marchio viene dopo. Qui trovi alternative a confronto e dieci domande per il fornitore.
Qual è il miglior gestionale per aziende grafiche?
Il miglior gestionale per aziende grafiche non è un marchio. È il software che copre il tuo flusso senza pezzi mancanti e che le tue persone usano ogni giorno. Chi ti risponde con un nome, senza conoscere la tua azienda, ti sta vendendo qualcosa.
Cinque criteri valgono per ogni tipografia:
- Copertura del flusso. Preventivo, commessa, foglio di lavorazione, DDT, fattura, incasso. Un dato inserito una volta e riusato da tutti i documenti.
- Tecnologie di stampa. Offset, digitale piccolo formato, grande formato. Se fai anche insegne o abbigliamento personalizzato, servono plotter da taglio, ricamo e serigrafia.
- Uso quotidiano. In ufficio, in reparto, dal telefono del titolare. Se è difficile, resta chiuso.
- Prezzo pubblico e completo. Canone, avvio, assistenza, moduli. Tutto scritto prima della firma.
- Chi lo ha fatto. Persone del settore o solo programmatori. Da quanti anni, per quante aziende.
Come scegliere il gestionale per tipografia: parti dal tuo flusso
Prima di guardare un software, scrivi come lavori oggi. Quanti preventivi fai al mese. Quante schede di lavorazione. Quante fatture. Dove riscrivi gli stessi dati. Quante volte al giorno qualcuno chiede “a che punto è il lavoro?”.
Questi numeri ti servono per due motivi. Ti dicono quanto costa il metodo attuale. E ti fanno valutare ogni fornitore sugli stessi casi.
La Mini Analisi PrinTrace usa tempi di riferimento semplici. 10 minuti per preventivo, 5 per scheda di lavorazione, 5 per fattura. Con 10 richieste “a che punto è?” al giorno, a 5 minuti l’una, perdi 242 ore l’anno. Sono 6.042 € a 25 € l’ora. Fonte: Mini Analisi PrinTrace su 30 aziende, 2025. Tutti i numeri →
Tre alternative a confronto
Le tipografie senza un gestionale di settore lavorano in tre modi. Fogli di calcolo e documenti di testo. Un gestionale generico, nato per qualsiasi settore. Un grande sistema generalista, l’ERP pensato per industria e distribuzione. Ecco pro e contro, senza sconti.
| Alternativa | Pro | Contro | Quando ha senso |
|---|---|---|---|
| Fogli Excel e documenti Word | Costo quasi zero. Li conosci già. Massima libertà. | Preventivo, scheda, DDT e fattura si riscrivono a mano. Le formule si rompono e nessuno se ne accorge. Nessuno storico condiviso. Il prezzo dipende da chi lo fa. | Una sola persona fa tutto e i volumi sono minimi. |
| Gestionale generico | Fatturazione elettronica e contabilità solide. Prezzi bassi. Tanti fornitori tra cui scegliere. | Non calcola un preventivo di stampa: rese foglio, avviamenti e metri quadri restano su Excel. Nessun foglio di lavorazione. Ogni adattamento al settore si paga. | Il preventivo non è il tuo problema e ti serve solo l’amministrazione. |
| Grande sistema generalista | Copre tutto, dalla produzione alla finanza. Regge aziende grandi e complesse. | Licenze e avvio costosi. Mesi di progetto. Consulenti esterni per ogni modifica. La logica della stampa va costruita da zero. | Oltre i 50 addetti, o se la stampa è una parte di un’industria diversa. |
C’è una quarta strada: il gestionale di settore. Calcola i preventivi per tecnologia, genera il foglio di lavorazione e porta lo stesso dato fino alla fattura. Anche qui serve attenzione. Alcuni si vendono a moduli, altri non sono in cloud, altri non pubblicano i prezzi. Le dieci domande qui sotto servono a distinguerli.
Le 10 domande da fare a qualsiasi fornitore
Falle a tutti, nello stesso ordine. Scrivi le risposte. Il confronto viene da solo.
1. Copre tutto dal preventivo alla fattura, o servono altri software?
Chiedi di vedere lo stesso dato passare da preventivo a commessa, a DDT, a fattura. Se in mezzo c’è un export o un copia e incolla, non è tutto in uno.
2. Quali tecnologie di stampa calcola?
Offset, digitale piccolo formato e grande formato come minimo. Se ti servono, anche plotter da taglio, ricamo e serigrafia. Ogni tecnologia ha costi diversi: una sola formula non basta.
3. È in cloud? Dove stanno i dati?
Chiedi il paese del data center e chi gestisce sicurezza e aggiornamenti. Chiedi se funziona da smartphone senza installare nulla.
4. Si compra a moduli o è tutto incluso?
Chiedi il listino completo. Quanto costa aggiungere il magazzino dopo un anno. E la contabilità. Il canone di partenza spesso non è il prezzo finale.
5. Il prezzo per utente è pubblico?
Se è sul sito, sai già se rientri nel budget. Se non lo è, chiedi perché. Il prezzo “su richiesta” di solito cambia da cliente a cliente.
6. C’è un portale per i miei clienti?
Un’area riservata dove il cliente ordina, vede lo stato dei lavori e le fatture. Ogni volta che la usa, una telefonata in meno per te.
7. L’assistenza è inclusa?
In quali orari, per telefono o solo per email, e quanto costa dopo il primo anno. Chiedi chi risponde: chi ha fatto il software o un call center.
8. Quanto tempo serve per partire?
Chi carica le anagrafiche di clienti, fornitori e materiali. Cosa devi preparare tu. Quando fai il primo preventivo vero. E quanto tempo serve per formare quattro persone: se la risposta è mesi, il costo vero è quello.
9. Come funzionano i backup?
Ogni quanto, dove, e chi li fa. Chiedi cosa succede se il PC dell’ufficio si rompe domani mattina.
10. Chi lo ha fatto?
Persone del settore o solo programmatori. Da quanti anni esiste, quante aziende lo usano oggi. Se l’azienda che lo produce ha una certificazione di qualità.
Come valutare un gestionale in demo
La demo è il momento in cui il fornitore mostra ciò che vuole. Tu devi vedere ciò che ti serve.
- Porta un preventivo tuo. Un lavoro tipico, non gli esempi del fornitore. Chiedi di rifarlo dall’inizio, davanti a te.
- Segui un lavoro fino in fondo. Preventivo, commessa, foglio di lavorazione, DDT, fattura. Conta quante volte si riscrive qualcosa.
- Chiedi lo smartphone. Apri lo stato di una commessa dal telefono. Se non si può, lo saprai subito.
- Chiedi il consuntivo di una commessa chiusa. Preventivato contro speso davvero, con tempi e materiali. È il punto dove molti gestionali promettono e non mantengono: chi lo ha scoperto dopo l’acquisto ha disdetto.
- Fai la domanda scomoda. “Cosa non fa?”. Un fornitore serio ha una risposta pronta.
- Chiedi chi ti assisterà dopo. Se è la stessa persona della demo, meglio.
- Chiedi un’offerta scritta. Canone, avvio, assistenza, e l’elenco di cosa resta fuori.
Quarantacinque minuti bastano per vedere tutto questo. Se non bastano, chiediti perché.
Cosa cambia dopo: i numeri
Un gestionale di settore toglie soprattutto le attività ripetitive. La Mini Analisi PrinTrace su 30 aziende, 2025, ne misura tre:
| Attività | Tempo in meno |
|---|---|
| Preventivi: calcolo, stesura, invio | -40% |
| Schede di lavorazione | -50% |
| Fatture: compilazione, controllo, invio | -60% |
A 25 € l’ora, sommando anche le richieste “a che punto è?”, i tre casi tipo recuperano:
- azienda familiare: 3.463 € l’anno
- azienda con 8-15 dipendenti: 12.617 € l’anno
- azienda strutturata: 24.663 € l’anno
Sono medie rilevate sul campione, non una garanzia. I risultati variano con volumi, processi e uso reale del software. Il metodo completo e il disclaimer sono nella pagina Risultati.
Nel 2025 i clienti attivi di PrinTrace hanno risparmiato circa 11.007 ore sui preventivi e 4.271 sulle fatture. Stima sui tempi con e senza gestionale, dati aggregati 2025.
Dove si colloca PrinTrace
PrinTrace è un gestionale cloud per tipografie e aziende di stampa digitale. Lo produce DPS Soluzioni Informatiche di Roma dal 2010 e lo usano oltre 250 aziende. Alle dieci domande risponde così.
- Copertura. Preventivo, commessa, foglio di lavorazione, DDT, fattura elettronica, incassi e scadenzario nello stesso gestionale. Un dato inserito una volta.
- Tecnologie. Stampa offset, digitale piccolo formato, grande formato, plotter da taglio in piano, ricamatrici, serigrafia.
- Cloud. Nessuna installazione, da PC, Mac, tablet e smartphone. Dati su data center in Italia, sicurezza e aggiornamenti gestiti da DPS.
- Pacchetti aggiuntivi. Alcuni si acquistano a parte: chiedi l’elenco all’incontro, insieme a canone e avvio.
- Prezzo di partenza dichiarato. Lo trovi nelle domande frequenti, con quello che il canone include.
- Portale clienti. Pacchetto aggiuntivo, nello stesso gestionale. I tuoi clienti entrano con credenziali riservate, ordinano prodotti, vedono lavori e fatture. Scopri il portale →
- Assistenza. Inclusa nel canone, per telefono ed email, in orari d’ufficio.
- Avvio. Comprende la prima configurazione di base e il caricamento delle anagrafiche, insieme a te. I tempi dipendono dai tuoi dati: te li diciamo in demo.
- Backup. Ogni sera, gestito da DPS, con business continuity. Cloud e sicurezza →
- Chi lo ha fatto. Imprenditori delle arti grafiche insieme agli esperti IT di DPS, azienda dal 2002, certificata ISO 9001 e Microsoft Certified Partner.
Per chi non è. PrinTrace è pensato per aziende da 5 a 50 addetti. Se sei molto più grande, o la stampa è una parte di un’industria diversa, valuta anche i grandi sistemi generalisti. Il modo più onesto per capirlo è una demo di 45 minuti sui tuoi lavori. Fissiamo un incontro →
Domande frequenti
Qual è il miglior gestionale per aziende grafiche?
Quello che copre il tuo flusso dal preventivo alla fattura, calcola le tue tecnologie e ha un prezzo pubblico. Non esiste un marchio migliore per tutti. Valuta ogni fornitore con le dieci domande di questa guida e con un tuo preventivo rifatto in demo.
Meglio Excel o un gestionale per una piccola tipografia?
Excel basta finché una sola persona fa preventivi, produzione e fatture con volumi minimi. Appena i dati passano di mano, si riscrivono e si sbagliano. La Mini Analisi PrinTrace su 30 aziende, 2025, stima per un’azienda familiare 3.463 € l’anno recuperabili con un gestionale.
Un gestionale generico basta per una tipografia?
Basta per fatturare e tenere la contabilità. Non calcola un preventivo di stampa con rese foglio, avviamenti e metri quadri. Non genera il foglio di lavorazione. Il preventivo resta su Excel e i dati si riscrivono. Se il preventivo è il tuo problema, serve un gestionale di settore.
Quanto costa un gestionale per tipografia?
Dipende dal fornitore e dal modello: a moduli o tutto incluso, con o senza assistenza. Chiedi sempre canone, avvio e cosa resta fuori. PrinTrace dichiara i prezzi di partenza: canone da 59 € per utente al mese, IVA esclusa, avvio da 2.540 € una volta sola, assistenza inclusa. Domande frequenti
Quanto tempo serve per partire con un gestionale?
Dipende da quante anagrafiche hai e da chi le carica. Chiedi al fornitore cosa fa lui e cosa resta a te. In PrinTrace l’avvio comprende configurazione di base e caricamento delle anagrafiche, insieme a te. Il primo preventivo lo fai con noi.
Vuoi confrontare PrinTrace con le dieci domande?
Portaci un preventivo tipico della tua azienda. In 45 minuti, online o in presenza, lo rifacciamo in PrinTrace e rispondiamo a tutte e dieci.
Tel. 06 5290689 · info@printrace.eu
DPS Soluzioni Informatiche, Viale Giorgio Ribotta 11, 00144 Roma